Telefonpasning vs telefonsvarer - hvad virker bedst?

Hvad er forskellen på telefonpasning og telefonsvarer?

En telefonsvarer afspiller en indtalt hilsen og giver den, der ringer, mulighed for at lægge en besked. Du kan derefter lytte til beskeden og vende tilbage. Det er en enkel løsning, som kræver, at kunden selv fortæller, hvad henvendelsen handler om, og hvordan vedkommende kan kontaktes.

Ved telefonpasning bliver opkaldet besvaret af en person på vegne af din virksomhed. Afhængigt af aftalen kan personen tage imod en besked, notere relevante oplysninger eller hjælpe med at få henvendelsen videre til den rette medarbejder.

Den væsentligste forskel er, at telefonpasning giver mulighed for en samtale. Kunden kan forklare sit behov, og den, der besvarer opkaldet, kan stille afklarende spørgsmål. Det kan give dig et bedre grundlag for at følge op bagefter.

Hvornår er en telefonsvarer tilstrækkelig?

En telefonsvarer kan fungere fint, hvis du kun sjældent går glip af opkald, eller hvis dine kunder er vant til, at du vender tilbage senere. Det kan eksempelvis være eksisterende kunder, som allerede kender dig og ved, hvordan du arbejder.

Den kan også være relevant uden for åbningstiden. Her kan en tydelig hilsen fortælle, hvornår virksomheden åbner igen, og hvordan kunden ellers kan kontakte dig.

Hvis du bruger telefonsvarer, bør din besked være kort og konkret. Fortæl, hvilken virksomhed kunden har ringet til, hvilke oplysninger du har brug for, og hvornår kunden kan forvente at høre fra dig. Angiv kun en svartid, du faktisk kan overholde.

En telefonsvarer fungerer bedst, når du har en fast rutine for at lytte til beskeder og ringe tilbage. Ellers risikerer henvendelserne at blive glemt mellem dagens øvrige opgaver.

Hvor kan en telefonsvarer komme til kort?

En telefonsvarer kan kun hjælpe dig videre, hvis kunden lægger en brugbar besked. Hvis vedkommende lægger på uden at indtale noget, ved du måske hverken, hvem der ringede, eller hvad henvendelsen handlede om.

Det kan også være svært at vurdere en henvendelse ud fra en kort besked. Kunden har måske glemt sit telefonnummer, beskrevet sit behov uklart eller undladt en vigtig detalje. Det betyder, at du først skal afklare de grundlæggende oplysninger, når du ringer tilbage.

For en ny kunde kan der desuden være usikkerhed om, hvorvidt beskeden bliver hørt, og hvornår virksomheden vender tilbage. Hvis kunden har brug for et hurtigt svar, kan vedkommende vælge at kontakte andre virksomheder imens.

Det gør især en forskel, hvis telefonen er en vigtig vej til nye kunder, tilbudsforespørgsler eller booking af opgaver.

Hvad giver telefonpasning mulighed for?

Telefonpasning giver kunden en personlig kontakt, selv når du er optaget. Den, der besvarer opkaldet, kan lytte til henvendelsen og sikre, at de nødvendige oplysninger bliver noteret.

Forestil dig en potentiel kunde, der ringer for at høre om en opgave. Med en telefonsvarer skal kunden selv vælge, hvor meget der skal fortælles. Ved personlig besvarelse kan samtalen hjælpe med at afklare, hvad opgaven drejer sig om, hvem kunden er, og hvordan du bedst kan vende tilbage.

Det betyder ikke nødvendigvis, at kunden får løst sit spørgsmål med det samme. Men henvendelsen bliver modtaget, og kunden kan få en tydelig besked om næste skridt.

For dig kan det gøre opfølgningen lettere. Du får mulighed for at forberede dig på samtalen og prioritere henvendelserne ud fra deres indhold.

Personlig kontakt skal passe til din virksomhed

Telefonpasning skaber ikke automatisk en god kundeoplevelse. Kvaliteten afhænger blandt andet af, hvordan opkaldene bliver besvaret, hvilke oplysninger der bliver indsamlet, og hvordan beskederne bliver givet videre.

Derfor er det vigtigt at aftale en besvarelse, der passer til din virksomhed. Skal tonen være formel eller mere uformel? Hvilke spørgsmål skal stilles? Og hvad må den, der tager telefonen, love på dine vegne?

En god aftale gør det lettere at give kunden en sammenhængende oplevelse. Det gælder både under det første opkald og i den efterfølgende kontakt med dig.

Hvad betyder valget for din arbejdsdag?

Hvis du ofte er i møder, arbejder hos kunder eller har opgaver, der kræver koncentration, kan telefonpasning give dig mere ro til arbejdet. Du kan lade opkaldene blive modtaget og følge op, når du har mulighed for at tage samtalen ordentligt.

En telefonsvarer kan også give arbejdsro, men her er du mere afhængig af, at kunden lægger en besked med de relevante oplysninger.

Overvej derfor både kundens oplevelse og din egen måde at arbejde på. Hvis du bruger meget tid på at finde ud af, hvem der har ringet, eller på at indhente manglende oplysninger, kan personlig besvarelse være en hjælp.

Hvordan vælger du den rette løsning?

Start med at se på de opkald, du modtager. Er det primært eksisterende kunder med spørgsmål, der kan vente, eller nye kunder, som ønsker en hurtig kontakt? Hvor ofte er du utilgængelig, og hvor hurtigt kan du normalt ringe tilbage?

En telefonsvarer kan være tilstrækkelig, hvis du har få ubesvarede opkald og en velfungerende rutine for opfølgning. Telefonpasning kan være mere relevant, hvis du ofte er optaget, har mange telefoniske henvendelser eller ønsker, at kunderne bliver mødt personligt i åbningstiden.

De to løsninger kan også supplere hinanden. Personlig besvarelse kan bruges i de aftalte tidsrum, mens en telefonsvarer informerer kunderne uden for åbningstiden.

Tal med Blue Office om telefonpasning

Hvis du overvejer telefonpasning, kan du tage en snak med Blue Office om dine behov. Fortæl os, hvordan din arbejdsdag ser ud, hvilke henvendelser du modtager, og hvor du oplever udfordringer med at nå telefonen.

Så kan vi sammen afklare, om telefonpasning giver mening for din virksomhed.

Læs mere om telefonpasning hos Blue Office.