Hvornår bør du bruge telefonpasning?

Hvornår giver telefonpasning mening?

Behovet for telefonpasning afhænger af, hvordan din arbejdsdag ser ud. Selv få opkald kan være svære at håndtere, hvis de kommer, mens du står hos en kunde eller arbejder med en opgave, der kræver din fulde opmærksomhed.

For en mindre virksomhed kan der være stor forskel på at have travlt og at være tilgængelig. Du kan have kalenderen fyldt med opgaver og samtidig ønske, at nye kunder nemt kan komme i kontakt med dig. Telefonpasning kan være en måde at få de to hensyn til at hænge sammen.

Her er fem tegn på, at det kan være relevant for din virksomhed.

1. Du går ofte glip af opkald

Hvis du jævnligt ser ubesvarede opkald på telefonen, kan det være værd at overveje, hvad der sker med henvendelserne bagefter. Får du ringet tilbage samme dag? Har kunden lagt en besked? Og ved du, hvad opkaldet handlede om?

Et ubesvaret opkald kan være en eksisterende kunde med et spørgsmål, men det kan også være en potentiel kunde, der undersøger sine muligheder. Nogle venter på, at du vender tilbage. Andre kontakter en anden virksomhed.

Telefonpasning kan hjælpe med at sikre, at henvendelsen bliver modtaget, og at kunden ved, at du vender tilbage. Samtidig får du et bedre udgangspunkt for samtalen, hvis der er taget imod en besked om kundens behov.

2. Du bliver ofte afbrudt i dit arbejde

Et telefonopkald tager ikke nødvendigvis lang tid, men det kan bryde koncentrationen. Når du lægger på, skal du finde tilbage til den opgave, du var i gang med. Hvis det sker flere gange i løbet af dagen, kan det være svært at skabe sammenhængende arbejdstid.

Det mærkes især, når du arbejder med tilbud, planlægning, regnskab eller andre opgaver, hvor du skal holde styr på mange detaljer. Her kan telefonpasning give plads til perioder med ro, samtidig med at kunderne stadig kan komme i kontakt med virksomheden.

Du får dermed bedre mulighed for selv at planlægge, hvornår du arbejder koncentreret, og hvornår du følger op på henvendelser.

3. Du bruger en stor del af dagen hos kunder

Når du er sammen med en kunde, vil du gerne være nærværende og holde fokus på den opgave, I arbejder med. Det kan være vanskeligt, hvis telefonen samtidig ringer med nye henvendelser.

Det gælder eksempelvis håndværkere, konsulenter, behandlere og andre, der ikke tilbringer hele arbejdsdagen ved et skrivebord. Et opkald kan komme, mens du udfører en opgave, gennemgår et projekt eller sidder i en fortrolig samtale.

Med telefonpasning kan du give den kunde, du er sammen med, din fulde opmærksomhed. Den, der ringer, bliver samtidig mødt af en person, som kan tage imod henvendelsen.

4. Du ønsker en god og ensartet telefonisk kontakt

For nogle kunder er et telefonopkald den første kontakt med din virksomhed. Derfor har det betydning, hvordan henvendelsen bliver modtaget.

En venlig besvarelse og en tydelig besked om, hvad der sker herefter, kan give kunden en god oplevelse fra begyndelsen. Det kan være så enkelt som at få bekræftet, at beskeden bliver givet videre, og at den rette person vender tilbage.

Hvis du overvejer telefonpasning, bør du derfor tænke over, hvordan din virksomhed skal præsenteres i telefonen. Hvad skal der siges? Hvilke oplysninger skal noteres? Og hvilke forventninger må kunden få til en tilbagemelding?

Jo tydeligere aftalen er, desto lettere bliver det at skabe en telefonisk kontakt, der passer til din virksomhed.

5. Du vil bruge mindre tid på at håndtere opkald

Når du driver virksomhed, kan du hurtigt komme til at stå for det hele selv. Ud over dine faglige opgaver skal du besvare henvendelser, koordinere aftaler og følge op på kunder.

Telefonpasning kan aflaste en del af det arbejde. Du skal stadig tage de relevante samtaler, men du kan få et bedre overblik over, hvem der har ringet, og hvad de har brug for. Det gør det lettere at prioritere og samle dine tilbagemeldinger på tidspunkter, der passer ind i arbejdsdagen.

Værdien ligger derfor både i, at telefonen bliver besvaret, og i at du får bedre mulighed for at styre din tid.

En løsning, der passer til din hverdag

Inden du vælger telefonpasning, er det en god idé at se på dine faktiske behov. Hvornår går du typisk glip af opkald? Hvor mange henvendelser får du? Og hvad skal den, der besvarer telefonen, kunne hjælpe med?

Måske har du især brug for hjælp under møder eller kundebesøg. Måske er udfordringen travle perioder, hvor flere ringer på samme tid. Det relevante er at finde ud af, hvor hjælpen vil gøre den største forskel.

Afklar også, hvordan beskeder skal gives videre, og hvordan du følger op. Telefonpasning fungerer bedst, når både du og kunden ved, hvad næste skridt er.

Er telefonpasning relevant for dig?

Hvis du ofte går glip af opkald, bliver afbrudt eller har svært ved at være tilgængelig i løbet af dagen, kan telefonpasning være værd at undersøge.

Hos Blue Office kan du tage en snak med os om din hverdag og dit behov for hjælp til telefonen. Vi hjælper dig med at afklare, om telefonpasning er en relevant løsning for din virksomhed.

Læs mere om telefonpasning hos Blue Office.