7 fordele ved telefonpasning i din virksomhed

Telefonen er en vigtig kontaktvej for mange virksomheder. Det er her, nye kunder spørger til dine ydelser, eksisterende kunder følger op på en opgave, og samarbejdspartnere forsøger at få fat i dig.

Men opkaldene kommer ikke altid på et tidspunkt, hvor du kan tage dem. Du kan være i møde, stå hos en kunde eller arbejde med en opgave, der kræver din fulde opmærksomhed. Det skaber et dilemma: Du vil gerne være tilgængelig uden at skulle afbryde dit arbejde, hver gang telefonen ringer.

Telefonpasning kan hjælpe med at få de to hensyn til at hænge sammen. En person besvarer opkald på vegne af din virksomhed og håndterer henvendelserne efter jeres aftale. Det kan give kunderne en personlig kontakt og dig bedre mulighed for at planlægge din arbejdsdag.

Her gennemgår vi syv fordele ved telefonpasning, og hvad de kan betyde i praksis.

1. Færre ubesvarede henvendelser

Et ubesvaret opkald kan være en kunde med et spørgsmål, en forespørgsel på et tilbud eller en ny opgave. Hvis kunden ikke lægger en besked, kan det være svært at vide, hvad henvendelsen handlede om, og om du bør følge op.

Med telefonpasning kan opkald blive besvaret i de aftalte tidsrum, selv når du er optaget. Kunden får mulighed for at forklare sit behov, og du kan få besked om, hvem der har ringet, og hvorfor.

Det er især relevant, hvis nye kunder ofte kontakter dig telefonisk. En personlig besvarelse kan gøre det lettere at fastholde kontakten, indtil du selv har mulighed for at tage samtalen.

2. Mere sammenhængende tid til dit arbejde

Når telefonen ringer midt i en opgave, mister du måske mere end de minutter, samtalen varer. Bagefter skal du finde tilbage til det, du var i gang med, og genoptage din koncentration.

Hvis det sker flere gange i løbet af dagen, kan selv mindre opgaver ende med at tage længere tid end planlagt. Det gælder eksempelvis, når du udarbejder tilbud, gennemgår regnskab eller arbejder på en kundeleverance.

Telefonpasning kan give dig mulighed for at samle dine tilbagemeldinger på bestemte tidspunkter. På den måde kan du skabe længere perioder med arbejdsro og stadig sørge for, at henvendelserne bliver modtaget.

Det kan også give mere nærvær i kundemøder. Du kan koncentrere dig om personen foran dig, mens andre opkald bliver håndteret.

3. En personlig modtagelse af dine kunder

Når en kunde ringer, kan en venlig besvarelse gøre en forskel. Kunden får mulighed for at tale med et menneske, forklare sin situation og få at vide, hvad der sker med henvendelsen.

Den, der tager telefonen, kan eksempelvis spørge ind til, hvad opkaldet drejer sig om, og notere de oplysninger, du har brug for. Det kan mindske risikoen for uklare beskeder og gøre din opfølgning mere relevant.

God service handler også om tydelige forventninger. Hvis kunden får besked om, at du vender tilbage, skal det være klart, hvordan og hvornår det kan ske. Derfor bør telefonpasning følges af en rutine for, hvordan du håndterer beskederne bagefter.

4. En professionel og ensartet første kontakt

For en potentiel kunde kan telefonopkaldet være det første møde med din virksomhed. Måden, opkaldet bliver besvaret på, er derfor en del af det indtryk, kunden får.

Telefonpasning giver mulighed for en ensartet modtagelse med virksomhedens navn, en passende tone og en klar håndtering af henvendelsen. Det kan være en fordel i en mindre virksomhed, hvor du ellers selv står for både kundekontakt, administration og de faglige opgaver.

Besvarelsen bør passe til den måde, du normalt kommunikerer på. Hvis dine kunder kender dig for en personlig og uformel tone, bør det også kunne mærkes i telefonen.

Målet er, at kunden oplever en virksomhed, der er nem at komme i kontakt med, og som følger ordentligt op.

5. Hjælp dér, hvor behovet er størst

Behovet for telefonpasning kan variere fra dag til dag. Nogle dage arbejder du ved skrivebordet og kan selv tage de fleste opkald. Andre dage er du ude hos kunder eller optaget af møder.

Afhængigt af løsningen kan telefonpasning tilrettelægges omkring de perioder, hvor du har størst brug for hjælp. Det kan være under kundebesøg, i bestemte tidsrum eller i travle perioder.

Inden du vælger en løsning, er det derfor en god idé at undersøge, hvornår du typisk går glip af opkald. Det gør det lettere at vælge en aftale, der passer til din hverdag.

Fleksibiliteten afhænger af udbyderens muligheder, så afklar blandt andet åbningstider, viderestilling og håndtering af opkald, før du beslutter dig.

6. Et muligt alternativ til at ansætte til telefonen

Hvis du har brug for hjælp til opkald, men ikke har opgaver nok til en medarbejder med ansvar for telefonen, kan ekstern telefonpasning være relevant.

Det giver dig mulighed for at få hjælp til en afgrænset funktion uden at oprette en ny stilling. For selvstændige og mindre virksomheder kan det være en praktisk måde at aflaste hverdagen på.

Om det er en økonomisk fordel, afhænger af prisen, antallet af opkald og den tid, du ellers bruger på at håndtere dem. Sammenlign derfor den samlede udgift med dit faktiske behov.

Det er også værd at undersøge, hvad aftalen omfatter, og om der er ekstra betaling for eksempelvis beskeder, viderestilling eller opkald ud over en bestemt volumen.

7. Mulighed for at tilpasse kundekontakten, når virksomheden vokser

Når virksomheden får flere kunder, kan antallet af opkald også stige. Det, du tidligere kunne håndtere mellem andre opgaver, kan begynde at fylde en større del af arbejdsdagen.

Telefonpasning kan være en måde at håndtere flere henvendelser på, mens du vurderer, hvordan virksomhedens kundekontakt skal organiseres fremover.

Hvis I bliver flere medarbejdere, kan der også opstå behov for tydeligere rutiner. Hvem skal have hvilke beskeder? Hvilke henvendelser haster? Og hvem følger op på nye kunder?

En telefonpasningsaftale kan understøtte den fordeling, hvis løsningen giver mulighed for det. Derfor er det en fordel at vælge en udbyder, som kan drøfte ændringer i behov og opkaldsmængde med dig.

Sådan får du mest ud af telefonpasning

Telefonpasning fungerer bedst, når der er en tydelig aftale om, hvordan opkaldene skal håndteres.

Den, der besvarer telefonen, skal vide, hvordan virksomheden skal præsenteres, hvilke oplysninger der skal noteres, og hvilke beskeder kunden må få. Du skal samtidig have en enkel måde at modtage og følge op på henvendelserne.

Start med at beskrive de mest almindelige opkald i din virksomhed. Er det tilbudsforespørgsler, spørgsmål fra eksisterende kunder eller henvendelser til bestemte medarbejdere? Jo bedre løsningen passer til de situationer, desto mere brugbar bliver hjælpen i hverdagen.

Telefonpasning hos Blue Office

Hvis telefonen ofte afbryder dit arbejde, eller du har svært ved at nå alle henvendelser, kan du tage en snak med Blue Office om telefonpasning.

Vi kan sammen gennemgå din hverdag og afklare, hvilken hjælp der er relevant for din virksomhed.

Læs mere om telefonpasning hos Blue Office.